POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

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Información General

Este documento contiene la información sobre las actividades de tratamiento de datos personales efectuadas por la compañía NEXTGEN S.A., sea que estos hayan sido suministrados a través del sitio web o entregados por sus usuarios durante los procesos contractuales y relaciones de negocios con la compañía, para acceder a la adquisición de los productos y/o prestación de los servicios de la Compañía.

1. Alcance

Esta política de protección y tratamiento de datos de carácter personal se aplica a todos los datos personales que se recolecte, almacene, maneje y use en el acceso a los portales y sistemas web que tiene habilitado NEXTGEN S.A.que se detallan a continuación.

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Punto Doc

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Esta política es de acceso público, motivo por el cual, cualquier persona, en relación con el Tratamiento de los Datos Personales y la protección de su información contenida en las Bases de Datos, puede acceder a su información en la medida que la misma se encuentre publicada.

Respetando lo establecido en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales del Ecuador, NEXTGEN S.A., propietario y administrador del sitio web https://www.nextgen.ec se compromete a adoptar las medidas técnicas y organizativas necesarias, según el nivel de seguridad adecuado al riesgo de los datos recogidos.

2. Leyes que incorpora esta política de privacidad

Esta política de privacidad está adaptada a la normativa ecuatoriana vigente en materia de protección de datos personales. En concreto, la misma respeta las siguientes normas:

·         Ley Orgánica de la Protección de Datos Personales (Registro Oficial Suplemento 459 de 26-mayo-2019).

·         Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos del Ecuador (Registro Oficial Suplemento 557 de 17-abril-2002).

3. Identidad del responsable del tratamiento de los datos personales

El responsable del tratamiento de los datos personales recogidos en NEXTGEN S.A. es: NEXTGEN S.A., provista de RUC: 0992822457001, en adelante, Responsable del Tratamiento. Los datos de contacto son los siguientes:

NEXTGEN actualiza el servicio continuamente. Además, pru

Dirección:                                          Tulcan 809 y Hurtado, Guayaquil, Ecuador

Teléfono de contacto:                        +(593) 4 3710888

4.Responsabilidades y garantías

a) NEXTGEN garantiza la disponibilidad permanente del servicio PUNTODOC. Sin embargo, en casos de fallos verificados o actualizaciones periódicas, se dispondrá de un máximo de 24 horas para reestablecer el servicio.

b) NEXTGEN se responsabiliza de realizar actualizaciones gratuitas en caso de que el SRI lance algún cambio para los documentos ofrecidos en el servicio, en caso de que se agregara un nuevo documento tributario electrónico, o creación o modificación de regímenes tributarios.

c) NEXTGEN se responsabiliza a mantener los documentos tributarios electrónicos generados por el CLIENTE durante un período de 7 años desde su fecha de generación. Excedido este período, NEXTGEN tiene la libertad de eliminar dichos documentos de la base de datos de PUNTODOC.

d) El CLIENTE se responsabiliza enteramente por todas las operaciones efectuadas desde su cuenta y en nombre de su Contribuyente.

e) El CLIENTE se responsabiliza enteramente de la veracidad de los datos que ingrese para utilizar PUNTODOC. En caso de que hubiera un conflicto referente a los datos ingresados, NEXTGEN podrá suspender el servicio hasta que se haya comprobado la identidad del CLIENTE.

f) El CLIENTE asegura que dispone de todos los derechos y autorizaciones necesarias para generar los comprobantes a nombre de su Contribuyente, así como asegura que cumple con todas las exigencias y prácticas legales/contables exigidas por el Servicio de Rentas Internas del Ecuador (SRI).

g) El CLIENTE asegura que al hacer uso de PUNTODOC, cumplirá con la normativa tributaria vigente sin violar derechos de terceros.

h) El CLIENTE requiere de un Certificado de Firma Electrónicaválido, otorgado por una entidad emisora autorizada. Es responsabilidad del CLIENTE que dicha firma electrónica esté vigente y que sea exclusivamente de su propiedad.

i) El CLIENTE requiere haber solicitado previamente la autorización para emisión de comprobantes electrónicos para ambientes de pruebas y emisión, dentro del sitio web del SRI. Es responsabilidad del CLIENTE haber realizado dichas solicitudes previo al envío de cualquier documento tributario.

j) Si el CLIENTE desea utilizar a PUNTODOC mediante API para conexión con un software de terceros, es responsabilidad del CLIENTE acoplar dicho software de terceros a los requerimientos de integración solicitados por NEXTGEN.

k) El CLIENTE se responsabiliza de asegurarse de cumplir con los requerimientos mínimos de las aplicaciones informáticas necesarias para el uso de PUNTODOC

5.Limitaciones de la responsabilidad

a) NEXTGEN no asume ninguna responsabilidad por las operaciones realizadas por el CLIENTE, ni por los comprobantes generados o ingresados; así como su veracidad, integridad, calidad y/o legalidad. PUNTODOC no tiene participación de dichas operaciones, además que desconoce el contenido de los comprobantes.

b) NEXTGEN no asume ninguna responsabilidad por el mal funcionamiento de PUNTODOC a causa del mal uso que de alguna forma perjudique, dañe o sobrecargue el sistema, por parte del CLIENTE.

c) NEXTGEN no asume responsabilidad por la falta de disponibilidad de los servicios web proporcionados por el SRI para la autorización de los comprobantes tributarios electrónicos.

d) NEXTGEN o PUNTODOC no serán responsables por la inaccesibilidad a los servicios contratados desde el proveedor de internet utilizado por el CLIENTE.

e) NEXTGEN no está obligado a ofrecer ningún equipo de hardware, programa o aplicación de software adicional para acceder al servicio.

f) Cuando el CLIENTE ingrese el Certificado de Firma Electrónicaen PUNTODOC, NEXTGEN asume que el CLIENTE es el titular de este. NEXTGEN no asume ninguna responsabilidad por la veracidad de la firma electrónica que el CLIENTE utilice (a menos que la misma sea provista por Nextgen), incluyendo daños o perjuicios que se puedan ocasionar a causa de documentos tributarios electrónicos generados y emitidos a través de PUNTODOC.

g) NEXTGEN no asume ninguna responsabilidad por cualquier daño ocasionado por la presencia de virus, programas maliciosos o cualquier otro elemento que pueda afectar de cualquier modo a PUNTODOC y/o los comprobantes, y/o los sistemas de computación utilizados por el CLIENTE.

h) NEXTGEN no asume ninguna responsabilidad por la pérdida o lucro cesante, ocasionado por falta de disponibilidad o acceso a PUNTODOC.

i) NEXTGEN no se responsabiliza por los daños y perjuicios que pudieran ocasionarse a causa del acceso y/o utilización de PUNTODOC por otros usuarios del sistema. NEXTGEN no controla ni ofrece garantías sobre la veracidad y/o autenticidad de los datos que el CLIENTE o cualquier otro usuario de su Contribuyente proporcionen sobre sí mismos.

6.Facturación y pago

6.1. Suscripción: En caso de que el CLIENTE contrate los servicios de PUNTODOC, deberá realizar por adelantado el pago dependiendo del plan elegido más el valor de suscripción de dicho plan (en caso de aplicar). A los precios de los planes que se muestran en los medios sociales habrá que sumarle el IVA correspondiente.

6.2. Ciclo de facturación: Los cargos de suscripción mensual por el uso del servicio PUNTODOC y cualquier otro cargo que se genere en relación con el uso de este, como costos de adhesión, impuestos, costo de incumplimiento de fecha de vencimiento, recargo por exceso de documentos emitidos o recargos ocasionados por inconvenientes en los pagos del CLIENTE, se agregarán a la factura mensual, que se generará en el transcurso de los 5 primeros días de cada mes.

6.3. Pagos: Los pagos deberán ser realizados hasta la fecha de vencimiento indicado en la factura. El CLIENTE se responsabiliza por realizar los pagos de sus obligaciones y notificarlo por los medios de contacto disponibles a NEXTGEN, indicando los datos de pago requeridos para confirmarlo ante las entidades bancarias receptoras. Dentro de un plazo no mayor a 24 horas hábiles de haber notificado, el pago se visualizará confirmado dentro de PUNTODOC. De no recibir la acreditación o confirmación de pago posterior a la fecha de vencimiento, se generará un recargo en la factura del mes siguiente, con un recargo por Incumplimiento de fecha de vencimiento.

6.4. Incumplimiento de fecha de vencimiento: Si el CLIENTE no abonara el valor de la factura hasta la fecha de vencimiento de esta, se generará un recargo por Incumplimiento de fecha de vencimiento en la factura del mes siguiente. Este recargo consiste en el 1% del valor total de la factura vencida.

6.5. Exceso del límite documentos del plan: En caso de que el CLIENTE contrate alguno de los planes con un límite máximo de documentos permitidos, si el sistema detecta que se ha excedido el límite, se generará un recargo por Exceso del límite de documentos del plan. Este recargo consiste en un valor predefinido para cada plan, que se notificará al momento de suscribirse al servicio. Este valor será agregado en la factura del mes siguiente. Es decisión del CLIENTE mantenerse en su plan actual, o cambiarse a un nuevo plan que le permita un máximo de documentos permitidos mayor. Esta cláusula no aplica para planes gratuitos.

6.6. Cambios en precios y planes de suscripción: NEXTGEN tiene la libertad de cambiar los planes de suscripción y el precio del servicio PUNTODOC cuando lo encuentre conveniente. Sin embargo, estos cambios en precio o concepto de los planes de suscripción serán notificados 30 días antes de aplicarse a los CLIENTES.

7.Cancelación del servicio

a) El CLIENTE podrá cancelar la suscripción de su contribuyente en cualquier momento, desde el menú Mi Cuenta, dentro del sistema. Una vez que ha cancelado la suscripción, el contribuyente quedará excluido del sistema y no podrá acceder nuevamente. Si requiere volver a utilizar PUNTODOC deberá suscribirse nuevamente a algún plan vigente.

b) En caso de que el CLIENTE tenga adeudado los valores de 2 facturas consecutivas, el sistema de suspenderá de manera automática al finalizar el segundo mes adeudado. Este proceso es generado por el sistema de forma automática, y la única forma de revertirlo es cancelando los valores adeudados. Luego del pago y posterior notificación, NEXTGEN generará la factura del mes en curso con el valor de la mensualidad completo, pero sin recargo por el Incumplimiento de fecha de vencimientode la segunda factura, y el servicio se rehabilitará.

c) NEXTGEN se reserva el derecho de cancelar la suscripción en cualquier momento, si el pago ha sido realizado con métodos fraudulentos o no se haya hecho efectivo en el plazo establecido.

d) NEXTGEN se reserva el derecho de cancelar la suscripción en cualquier momento, sin necesidad de notificación al CLIENTE, si este incumple cualquiera de los términos y condiciones establecidos en el presente documento.

e) Los pagos no son reembolsables y no se otorgará reembolsos ni créditos por los períodos de suscripción utilizados parcialmente.

f) Una vez cancelado el servicio, la información del CLIENTE, la información de su Contribuyente, y todos sus documentos emitidos y recibidos, serán almacenados por un período máximo de 1 año calendario desde la fecha de cancelación. Excedido este período, NEXTGEN no se responsabiliza por el almacenamiento de dicha información y podría ser eliminada de la base de datos de PUNTODOC.

8.Programa de referidos

• NEXTGEN autoriza al CLIENTE a referir potenciales nuevos usuarios a PUNTODOC.
• NEXTGEN otorgará una comisión equivalente a un mes de suscripción gratis para el CLIENTE, si el nuevo usuario se suscribe a un plan de valor económico igual al del CLIENTE o superior. En caso de referir a más de un cliente, las comisiones se descontarán en las facturas de los meses posteriores, dependiendo de la cantidad de nuevos clientes suscritos. Para el caso de las suscripciones anuales el beneficio consistirá en un mes adicional de las características del plan suscrito, por cada nuevo referido suscrito y activo en la plataforma.
• NEXTGEN otorgará una comisión equivalente a un 50% de un mes de suscripción, descontados en la factura del mes siguiente, si el nuevo usuario se suscribe a un plan de valor económico menor al del CLIENTE, pudiendo acumular 2 por mes. Para el caso de planes anuales la acumulación es de la mitad del volumen y 15 días adicionales de vigencia de las características del plan suscrito por cada nuevo referido suscrito y activo en la plataforma.
• NEXTGEN será el único responsable de desarrollar cualquier material visual, gráfico y publicitario para PUNTODOC.
• De no cumplirse las condiciones descritas o violación de derechos de autor y propiedad intelectual, NEXTGEN se reserva el derecho de anular las referencias y comisiones ofrecidas.
• Las comisiones por referidos estarán activas indefinidamente, hasta que NEXTGEN reevalúe las condiciones establecidas previamente o decida realizar algún cambio a las mismas.

9.Uso de información

NEXTGEN requerirá cierta información personal del CLIENTE, para personalización y optimización de distintos componentes de PUNTODOC. Entre los documentos requeridos constan el número de identificación, datos de contacto, correo, etc. Esta información será utilizada exclusivamente dentro del sistema PUNTODOC, para comunicación entre NEXTGEN y el CLIENTE y para notificaciones acerca de actualizaciones, cambios, promociones o algún inconveniente relacionado al sistema.

10.Privacidad

• NEXTGEN se compromete a mantener confidencial la información que reciba del CLIENTE. Esta información, tanto personal como tributaria, no se venderá, alquilará o compartirá con terceros, excepto en las formas establecidas en el apartado de Uso de información.
• En el caso que se requiera, bajo orden judicial o regulaciones legales, NEXTGEN podrá revelar la información a las autoridades correspondientes.
• El CLIENTE se compromete a mantener la confidencialidad de su nombre de usuario y contraseña. NEXTGEN no se responsabiliza del uso que hagan el CLIENTE o terceras personas de sus cuentas registradas.

11.Propiedad intelectual y derechos de autor

• PUNTODOC, su portal web, contenidos, logos y diseños están protegidos por las leyes de propiedad intelectual de la República de Ecuador.
• Los derechos de propiedad intelectual sobre PUNTODOC, su portal web, contenidos, logos y diseños; así como las marcas y nombres comerciales contenidos en ellos, son de titularidad exclusiva de NEXTGEN, estando reservado el uso y explotación de estos y protegidos por la ley.
• Queda estrictamente prohibido la reproducción, distribución, comunicación pública, transformación y/o comercialización de PUNTODOC, su portal web, contenidos, logos, diseños, marcas o nombres comerciales, sin la previa autorización expresa de NEXTGEN.
• El CLIENTE no adquiere ningún derecho sobre PUNTODOC por el uso del servicio. Exclusivamente podrá utilizarlo conforme a lo acordado en los presentes Términos y Condiciones.
• El CLIENTE tiene prohibido realizar cualquier tipo de cambio, modificación y alteración al contenido de PUNTODOC.
• El CLIENTE no podrá desarrollar ningún tipo de material visual, gráfico y/o publicitario de PUNTODOC sin la autorización expresa escrita de NEXTGEN.
• El CLIENTE podrá hacer uso de la marca PUNTODOC para promociones y publicidad siempre y cuando se muestren explícitamente los derechos de autor dentro de los mismos.
• La utilización no autorizada y/o violación de los derechos de propiedad intelectual existentes sobre PUNTODOC, su portal web, contenidos, logos, diseños, marcas o nombres comerciales, dará lugar a las correspondientes acciones legales.
• Si el CLIENTE detecta cualquier actividad que podría vulnerar algún derecho de propiedad intelectual, o cualquier tipo de derecho, se le pide por favor se lo comunique a NEXTGEN a través del correo [email protected] .

12.Notificaciones

Cualquier notificación entre el CLIENTE y NEXTGEN deberá hacerse por escrito vía correo electrónico, y serán tomadas como válidas en el momento en que son respondidas.

13.Legislación y Jurisdicción aplicable

Estos Términos y Condiciones regirán de conformidad con las leyes de la República del Ecuador, y cualquier diferencia que pudiera surgir sobre los contenidos, actividades y servicios contratados, se resolverá antes los jueces y tribunales de la ciudad de Guayaquil.

14.Soporte Técnico

• Para consultas generales y atención personalizada, se atenderá de lunes a viernes, de 9:00 a 18:00, excepto en días feriados.
• La presentación formal de un reclamo deberá realizarse vía correo electrónico a  [email protected] . Deberá adjuntar toda la documentación que pueda ser valiosa para resolver el inconveniente, quedando a disposición del departamento de soporte técnico el tiempo de resolución.

15.Actualizaciones

a) Los servicios de PUNTODOC se encuentran en continua mejora y desarrollo de nuevas herramientas que aporten mayor valor. NEXTGEN se reserva el derecho de actualizar PUNTODOC tanto a nivel técnico, como a nivel visual, en cualquier momento que lo crea conveniente.

b) Cuando se modifique alguna de las herramientas que implique un cambio en los presentes Términos y Condiciones, se realizará el mismo, para posteriormente actualizarse en el portal del servicio; por lo que, se recomienda leer periódicamente el presente documento.

c) NEXTGEN considerará la posibilidad de notificar al CLIENTE acerca de una actualización realizada. El CLIENTE aceptará dichas modificaciones, desde el momento en que continúe utilizando PUNTODOC y/o alguno de sus servicios.

16.Modificación a los Términos y Condiciones

• NEXTGEN se reserva el derecho de modificar el contenido y alcance de los presentes Términos y Condiciones en cualquier momento y según lo considere necesario. El CLIENTE entiende y acepta que NEXTGEN realice, en cualquier momento, estos cambios sin previo aviso y que es su obligación consultarlos periódicamente.
• El CLIENTE debe visitar y revisar los Términos y Condiciones cada vez que tenga acceso al servicio PUNTODOC para conocerlos y aceptarlos al momento de su visita.

17.Aceptación de los Términos y Condiciones

Al acceder al servicio PUNTODOC y convertirse en usuario de este, declara conocer plenamente de las implicaciones de ello y de la legislación vigente que regula este tipo de transacciones.

Última actualización: mayo de 2022